Как обещал, размещаю информацию о времени работы с документами руководителей органов госвласти и глав муниципалитетов. Это среднее время, которое пролежал документ на электронном столе чиновника. Интересна и графа «количество задач», это загрузка чиновника работой с документами. Следует учитывать, что руководитель, как правило, самостоятельно не готовит документ, а лишь принимает по нему решение, подготовленное подчиненными или формулирует поручение подчиненным.
Предлагаю руководителям органов госвласти и главам муниципалитетов разместить аналогичную таблицу по всем сотрудникам.
Уважаемые коллеги!
Начало года подталкивает к размышлениям, как мы этот новый год можем и должны пройти, что изменить в себе и вокруг себя, что после себя оставить. Во всякой работе есть дела великие, а есть рутина. Не всегда в это верится, но именно из рутины и произрастают все остальные дела или, по крайней мере, держатся на ней, как на фундаменте. Весь вопрос в том, прочен ли этот фундамент, или это всего лишь зыбкая почва, состоящая из проблем, рисков и сбоев. Нам нужен прочный фундамент, поэтому начнем разговор с рутины, с нашей повседневной деятельности.
— Работа с документами. Система электронного документооборота прочно вошла в нашу жизнь, она признана всеми и перестала вызывать один лишь негатив. Несколько лет мы работали на создание этой системы, в этом году надо сделать так, чтобы она на полную катушку отработала на нас. Наша задача — сократить время принятия всех решений, тех, которые принимаем сами, или в которых участвуем в качестве согласующей стороны. В ближайшие дни будет подведен итог за год, и мы узнаем, на чьих столах документы пролеживали дольше всего. Сразу договоримся, что те, у кого документы на электронном столе лежали меньше, чем на моем, работали с документами хорошо, те, у кого они пролежали дольше, — плохо! Не считаю, что в прошлом году по этому параметру я был хорошо организован. Но начиная с первого дня нового года, благодаря новой функции off-line я стараюсь очень быстро разбираться с документами. Надеюсь, меня хватит надолго, и тогда угнаться за мной вам будет сложно :)) Будьте готовы, я вас честно предупредил.
— Работа с поручениями. Планирование своей деятельности. Предлагаю каждому из вас сформировать отчет об исполненных в прошлом году поручениях. Не сомневаюсь, какова будет реакция на этот отчет — «я делал много другого, что не зафиксировано письменно». Что ж, вполне возможно, что это так, но в текущем году постарайтесь фиксировать те поручения, которые исполняете, просите, чтобы Ваш руководитель формулировал их в системе письменно. Это полезно со всех сторон. Кроме простого учета работы, это еще и возможность точно понять, об одном и том же говорят тот, кто поручение сформулировал, и тот, кто его исполняет. Письменная форма общения стимулирует к большей осмысленности. Рекомендую также фиксировать основные дела, которые Вы делаете в качестве поручений самим себе. Получится планирование на день, неделю, месяц или иной срок. Такая возможность в ситеме есть, и это позволит систематизировать собственные мысли и планы. В конце периодов — месяца, квартала, года — можно будет подводить итоги не на основе эмоций, а на основании документов.
— Проект «Шаг к цели». В отличие от двух предыдущих разделов, этот проект публичный. То, какие цели Вы ставите, и как их достигаете, видит каждый того желающий. Так или иначе мы освоились на платформе WP, и теперь задача в том, чтобы использовать продукт для систематизации нашего управленческого мышления, доведения информации до участников проекта и широкого круга лиц. Важными в этом году считаю обязательное предварительное декларирование своих целей и планов на ближайший период и обязательный отчет по их исполнению или фиксации провалов. Постараюсь быть примером. Скоро напишу подробнее.
Для того, чтобы ответить на коммент, пытался найти в WP, кто у нас отвечает за программу «Молодая семья». Не нашел. Близкий по теме блог не ведется с августа.
http://earodionova.wordpress.com/
Прошу руководителя проекта объявиться и ответить на коммент. Прошу руководителя администрации города Анатолия Маховикова провести служебное расследование о корректности поведения чиновников, а Макара Германа — проверить, как в регламентах госуслуг предусмотрено предоставление информации о программе. Ответы предлагаю разместить здесь.
Руководитель Аппарата Макар Герман сделал новый шаг в проекте open space, известном в публичном пространстве как Снимают двери, о ужас!. Появились разноцветные шкафчики для сотрудников, комнаты с множительной техникой, кофе-машинами и прочей утварью. На разноцветных шкафчиках Макар разрешил подписывать свое имя фломастером. Не прокатило это в чиновничьей среде. Появились аккуратные таблички, напечатанные на принтере и вставленные в рамочку. Есть кабинеты, в которых вместо двух традиционных рабочих мест создано шесть мест нового формата. Конечно, в условиях традиционного здания сделать полноценный open space сложно.
Первоначально пресса восприняла этот проект как открытость внешнему миру. Это не так. Это открытость друг другу внутри организации. На этой неделе имел возможность вместе с депутатами Законодательного собрания посмотреть такие полноценные форматы в центре бухгалтерского обслуживания Лукойла и в ЭР-Телекоме.
На прошлой неделе всплыли некоторые странности при проведении муниципального аукциона на реконструкцию Гимназии №17.
Накануне первого конкурса муниципалитет внес дополнительное требование о наличии у подрядчика специфической лицензии.( что-то про пожарную сигнализацию). В результате УФАС результаты конкурса отменил. Был проведен второй аукцион. Выиграла его, единственная фирма, участвовавшая в аукционе. Теперь победитель первого аукциона оспаривает итоги второго.
Такие ситуации достаточно характерны при размещении заказов по 94-му Закону и я бы не считал правильным в это вмешиваться. Но..
Видимо у нас маленький город, все друг о друге все знают.:))
Я не понимаю почему муниципальные чиновники, отвечающие за процедуру проведения конкурсных процедур, могут себе позволить встречаться с одним из претендентов в ресторане. Я не против встреч в ресторане, я против сговора чиновников с одним из претендентов, а ресторанные встречи говорят , что такой сговор возможен и даже вполне вероятен.
Попросил Анатолия Маховикова проверить мои сомнения.
Всю эту неделю учусь в Российской академии народного хозяйства и государственной службы. Попытался увильнуть, но когда узнал на каком уровне надо отпрашиваться, решил не дразнить гусей.:))
Лекторский состав неплохой: Говорун, Дворкович, Мау,Силуанов, Чайка.
А за партами десяток губернаторов.
Читать лекции легче, чем их слушать :))
Потратил время в самолетах на статью по модной теме 94-го Закона. сегодня вышла в Ведомостях.